Te encuentras en plena organización de un evento...

Y seguramente ya te has preguntado (y si aún no lo has hecho, hazlo) 5 de "Las 10 preguntas que debes hacerte antes de organizar un evento".

Todavía quedan otras 5 preguntas. Asi que sin pausa pero sin prisa...

¿Qué presupuesto tendré y cómo lo distribuiré?

Tendríamos que escribir un libro, más que un post dentro de un blog para explayarnos en este tema. Pero tomad nota de algo fundamental:

Regla de oro: destina desde un 15% hasta un 20% del presupuesto para imprevistos,  emergencias y seguros.

Al final del evento lo agradeceréis.

Ahora bien: lo importante no es gastar ni mucho ni poco, sino generar la mejor experiencia posible para nuestro público con el presupuesto disponible. Para ello, optimizar el dinero es fundamental ante cada gasto que se produzca. Y esto no significa caer inmediatamente en el “menos es más”. En organización de eventos, es preferible caer en “lo barato sale caro”.

Focalizarse en los detalles que generarán un buen recuerdo del evento vale más que gastar todo el presupuesto en cosas sin importancia. Los detalles son los que diferencian a un evento de otro, y siempre hay una sola chance para generar una buena primera impresión.

¿Cómo lo promocionaré? ¿Cómo interactuaré con los invitados?

Recuerda:

“El tipo de evento a planificar debe ir de la mano de los intereses del público objetivo, a excepción de una boda (donde se organizará en función de los intereses de la pareja y no de los invitados).”

En ambos casos se debe ser creativo e innovador para captar la atención de los invitados. Pero mientras en una boda/cumpleaños/aniversario/celebración personal hablamos de la celebración del anfitrión y su historia personal, en un evento empresarial hablamos de cómo generar interés a nuestro público objetivo para interactuar con nuestra marca. Recordar a los invitados la confirmación de asistencia al evento se transformará en un punto fundamental para su organización.

Y la promoción es una etapa fundamental para comunicar la personalidad de una empresa, una pareja o una persona.

Las herramientas son múltiples, más aún en un mundo donde el aspecto digital nos permite meternos dentro de cada teléfono móvil, y así poder interactuar con el público objetivo de manera directa. Siempre con un mensaje concreto, que apunte a los objetivos del evento, y con un carácter dinámico y personal que diferencie positivamente a quien organice el evento.

¿Qué debo revisar el día del evento?

Un diagrama con horarios de todos los procesos y elementos que intervengan en el evento se transformará en la biblia del organizador de eventos durante el día de los acontecimientos. La confirmación del personal contratado y del voluntariado cumpliendo con todas las pautas y horarios generará una sincronía con grandes beneficios para el desarrollo del evento. El momento de pruebas ya ha pasado y con todos los servicios presupuestados, analizados y contratados, sólo resta el correcto seguimiento de los mismos para un óptimo funcionamiento. La improvisación durante el día del evento será la perdición del organizador de eventos.

¿Cuál es mi plan de emergencia?

Nuevamente:

“Destina desde un 15% hasta un 20% del presupuesto para imprevistos”.

El plan de emergencia dependerá del tipo de evento. Pero nunca dejéis de lado este porcentaje del presupuesto para actuar de inmediato ante la urgencia. Siempre ha de tenerse en cuenta qué es lo peor que puede pasar durante el evento, y prepararse para evitarlo (en principio) o enfrentarlo y resolverlo.

¿Qué regalo ofreceré a los asistentes?

Otro gran momento para mostrar la personalidad de quien organice el evento, de una manera creativa e innovadora que permita diferenciarse del resto, es mediante el regalo ofrecido a los asistentes.

Evitar tener en cuenta regalos que sean de poca o nula utilidad nos orientará desde el comienzo hacia buen puerto. Si sois una empresa, muchas veces menos es más. Un simple elemento como una taza, un portalápices o una agenda con un diseño minimalista donde sólo intervenga el logo de la empresa dará una mejor impresión que un objeto de nula utilidad donde se haya invertido bastante presupuesto para un diseño carente de gusto.

En otro tipo de eventos, como celebraciones personales, no creo que os agrade mucho recibir un regalo con las felices caras de los anfitriones ¿Verdad?

El regalo debe responder al concepto del evento, debe ser útil y debe generarle una buena experiencia a quien lo reciba. De otro modo (muy cruel, por cierto), irá a la papelera junto al resto de regalos del mismo tipo.

Bonus track: ¿Cómo evaluaré el éxito del evento?

Hemos hablado tanto de la experiencia del público, que sin dudas es una de las variables a tener en cuenta para medir el éxito de un evento. Si los asistentes han tenido un buen nivel de satisfacción, habremos comenzado bien.

Por otra parte, si el éxito se mide en base a la cantidad de asistentes a un evento, el registro de los mismos será otra variable a tener en cuenta. Gracias a ello,  se obtendrán datos significativos de un público sumamente interesado en el negocio, marca o acción protagonista del evento. Esto permitirá continuar el contacto con los mismos, y aportará mayores herramientas para generar fidelización.

Además, está claro que una de las variables para tener en cuenta si un evento ha sido exitoso (o no) proviene de los resultados monetarios. Las ventas del evento, como tickets o  actividades dentro del mismo, reflejarán el éxito y la adhesión por parte del público. En otro caso, si el evento se tratara de una acción benéfica, la recaudación será quien muestre los resultados más significativos.

Por último y no menos importante: la repercusión en los medios.

Muchos eventos se plantean objetivos publicitarios y de branding. En estos casos la cobertura de prensa por medios de comunicación (tradicionales y digitales), y la repercusión generada en redes sociales gracias a la utilización de hashtags junto con la cantidad de usuarios que generen contenido sobre el evento, arrojarán datos certeros sobre cuanto les ha interesado dicho evento a sus asistentes e invitados.

Organizar un evento puede que sea fácil. Organizar uno exitoso, no.

Por lo tanto, si estáis interesados en la materia, no dejéis pasar la oportunidad que os ofrece Euroaula mediante sus Ciclos Formativos de Grado Superior, o mediante el Master in Business Tourism & Events Management.

¿Habéis tenido experiencia en organización de eventos? ¿Habéis tenido éxito?

¡Estáis más que invitados a compartir la experiencia en los comentarios!